年鉴表格问题实例分析

杨青林

年鉴编纂中,表格被广泛应用。表格在很大程度上影响甚至反映一部年鉴的质量,由此可见表格问题至关重要。近年来,年鉴编辑人员对表格的认识不断升华,年鉴应用表格的数量日趋增加,但应当承认,无论是区县年鉴还是省市年鉴,表格质量都还存在不少问题。如何使年鉴表格设计科学、文表协调、数据准确、文字简练,是年鉴编辑人员面对的一项紧迫而重要的课题。

一、表格的作用

(一)表格是对正文记述的细化和补充

如果大量的数据在正文中记述,容易使读者产生阅读疲劳;而用表格呈现,能增强直观性,有利于读者对入鉴事物的理解。如以下条目,后半段大量数据,不便阅读和理解。

【农业产业发展】构建以食用菌、油橄榄、柑桔、××黑山羊为重点,以蔬菜、特色水果(青脆李等)、特色水产(小龙虾、大闸蟹、甲鱼)等优新特产业为补充的“4+N”现代特色农业产业体系。推广新品种150个,试验示范新技术、新模式8万亩,新增蔬菜工厂化育苗700万株,建水产繁育车间3000平方米,基本建成农业部西南柑橘良繁中心。新栽植油橄榄0.8万亩,完成核桃高改1万亩,种植藤椒600亩,林下种植440亩,发展川皇菊等彩叶林600亩。全年粮食播种面积84.63万亩,减少7.21万亩,总产量29.56万吨,减少7.52%;蔬菜产量105.15万吨,减少0.53%,其中食用菌产量20.57万吨,减少6.6%;水果产量23.66万吨,增长2.05%;出栏生猪63.67万头、肉牛2.93万头、肉羊23.22万只、家禽715.13万只、兔309.52万只,肉类总产量7.11万吨,分别增长-3.39%,-3.34%,3.28%,5.28%,0.12%,-1.36%;水产养殖面积3.06万亩,增长5.88%,产量1.46万吨,增长18.7%。

如果将其改为正文加表格,基础性数据在正文中记述,成果性数据主要由表格呈现,效果就明显不同。

构建以食用菌、油橄榄、柑橘、××黑山羊为重点,以蔬菜、特色水果(青脆李等)、特色水产(小龙虾、大闸蟹、甲鱼)等优新特产业为补充的“4+N”现代特色农业产业体系。推广新品种150个,试验示范新技术、新模式8万亩,新增蔬菜工厂化育苗700万株,建水产繁育车间3000平方米,基本建成农业部西南柑橘良繁中心。新栽植油橄榄0.8万亩,完成核桃高改1万亩,种植藤椒600亩,林下种植440亩,发展川皇菊等彩叶林600亩;粮食播种面积84.63万亩,减少7.21万亩。粮食蔬菜肉类生产情况详见表1。

(二)表格是呈现若干事项相同要素的最好形式

若干事项的相同要素,若在正文中逐个表述,显得重复枯燥;而用表格形式反映,一目了然。如以下“项目建设”条目。

【项目建设】 2022年,区悦湖科技城在建21个产业项目,总投资 169亿元,年度投资40.84亿元。悦湖新城白佛桥站 TOD、沃森生物创新研发中心、复星西南科创总部等10个项目开工建设;亚中电子商务平台总部、双凤TOD(1号地块)、89亩配建人才公寓等3个项目续建;智•C8文化创意产业园、唐源电气研发楼、攀西矿业等7个项目竣工(详见表86)。加快推进 57 个公建配套项目建设……

开工项目、续建项目,一年的工作只是阶段性的,下一年还会重复发生,无需详记。而竣工项目则不同,这是最后一次记述,所以每个项目的关键要素不能缺少;但如果在正文中逐个记述,又造成大量文字重复,所以最有效的办法就是列表呈现,如下表(计量单位标注位置不规范)。

二、表格总体设计常见问题

1.表格数据与正文数据重复,或相互矛盾。

以下为“法院”分目下相关条目摘要及表格。

【刑事审判】××区法院全年受理刑事案件650件,审结623件,判处罪犯732人……

【民商事审判】 ××区法院全年受理民商事案件11083件,审结10654 件,结案标的额37.13亿元……

【民商事审判】 ××区法院全年受理民商事案件11083件,审结10654 件,结案标的额37.13亿元……

【行政审判】××区法院全年受理行政案件187件,审结179件,推进行政争议实质性化解……

【执行工作】 ××区法院全年受理执行案件9471件,执结8704件,执行到位金额12.32亿元……

表4两组数据同相关条目记述完全重复;另外一组数据,案件审(执)结率,读者可以根据两组数据推算,无需列出。

以下为“畜牧业发展”条目及相关表格。

【畜牧业发展】××区全年出栏生猪5261头,比上年增加815头,增长18.33%。肉类总产量547吨,比上年减少4.53吨,下降0.82%。其中,猪肉产量382吨,比上年增加38.3吨,增长11.14%;禽肉产量165吨,比上年减少40.1吨,下降 19.55%。禽蛋产量86吨,比上年减少29.41吨,下降25.48%。牛奶产量52吨,比上年减少26.54吨,下降33.79%。生猪存栏总数1724头,牛羊存栏51头,禽类存栏3.5475万羽,塘存商品鱼145.2吨,蜜蜂38000只。

表11,表格数据与正文数据矛盾。生猪存栏数,正文是1724头,表格中是1981头;牛羊存栏数,正文是51头,表格中合计是64头;禽类,正文是35475羽,表格中是73162羽。

2.题表不符。

以下为“交通运输能力统计表”。

表15,题为“交通运输能力”,但表格中除了反映交通运输能力外,还列出了“运量”。“运量”和“运输能力”是两个不同的概念。

对这类情况通常采用两种办法处理:将表题修改为“交通运输情况统计表”;或将“运量”部分另外列表(原表中“周转量”计量单位错误)。

3.表格脱节。

设计不科学,把应该设置的纵表头栏目,如下表的“国家重点实验室”“国家工程技术研究中心”“国家工程实验室”“国家地方联合工程研究中心(工程实验室)”当作通栏横表头,置于相应类别前。由于年鉴通常采用无墙线的省线表,结果造成表格脱节,使读者以为是几个表格(尤其是跨页的表格)。这类表格脱节的现象在省市县各级年鉴中普遍存在,却未引起大家的重视。

虽然有的年鉴编辑人员意识到此问题,但处理方法不当。如将栏线贯穿相连(像表中“国家重点实验室”行前),但这样做又会使相应单元格出现空白。科学有效的做法是:将“类别”作为“纵表头”,该表调整为(单元格里的内容略):

4.未统筹考虑,厚此薄彼。

设计表格时没有全书统筹协调。如一部县级年鉴,62家包装装潢印刷企业全部列入《2022年××区包装装潢印刷企业名录》,其中有的企业总资产只有5.7万元,有几家企业的职工只有3～5人,有4家企业当年没有任何收入;而其他类别大量的“四上”企业却没有设置表格记载,造成严重失衡。

5.单一事项设置表格。

如某地,一年内发生2.0级以上地震只有一次,年鉴中却列了一个表格:

表10中的内容,如果在正文中直接记述反而简单:2022年8月13日13时18分,×××(北纬31.21度,东经103.66度)发生3.3级地震,震源深度10千米。

6.数据重复。

一般而言,年鉴设置的数据表格,须列出当年的数据,而“上年数据”“比上年增加额”“比上年增长(%)”等三组数据只需一组即可,其余两组无需列出,若读者需要,可自己推算。如下表。

表13,“收入”的第2、3、4栏,留一栏即可。无论是正文还是表格,在不产生歧义、不减少有效信息的前提下,文字、数据都应遵循从简原则,能省则省。另外,表头中的“行业项目”是错误的,“同比”说法也不妥。表13可精简为:

7.不经加工,整表照搬。

有的部门提供的表格,属于完整的体系报表,年鉴选用这类表格时,应有所取舍,不能完全照搬。如下表(局部表)。

年鉴中,一般直接列出实质性指标(甚至可再列二级、三级指标),无需像表23这样,先列出一个概念性的指标体系,再列具体指标。上表应去掉“一级指标”栏目,只保留“二级指标”栏目,并将名称改为“指标”,纵表头栏目子项右缩一字即可。

8.设计不合理,造成表格疏密不均,大量篇幅浪费,而且视觉效果差。如下表。

根据项目内容和数据,表格可调整如下。

9.双栏(多栏)表格不规范。

本来设计的是双栏表格,由于不规范,使得表格走样。如表38成了两个独立表格,表26成了通栏表格。

如果表格行多栏少,可将表格转成两栏或多栏。表格转栏排列后,横表头相同,纵表头不同,栏间应以双竖细线相隔。如下表。

三、表号表题问题

1.无表号。

年鉴中表格无表号的现象近年来有所好转,但仍然很普遍。如下表。

2.表题字号大于正文。

不少表格,为了突出表题,选择大于或重于正文的字号。如下页面(局部,前半部分为正文,后半部分为表格)。

按规范,表号和表题的用字宜小于或轻于正文用字;表头用字不宜大于表题用字,表身用字不宜大于或重于表头用字,表注用字不宜大于或重于表身用字。

3.表号、标题位置随意。

有的表号、表题不在同一行(表36);有的虽在同一行,但表号靠左,表题居中(表23);有的表号后面加冒号(表20)。

四、表头问题

1.计量单位标注错误。如下表。

只有表格中涉及的计量单位全部相同时,才在表的右上方统一标注;所以,“头”“只”“吨”等不同的计量单位应放在相应栏目内。

2.排列顺序随意。

如上个“附表”,表题为“畜禽产量”,第一栏却是存栏数。栏目的顺序应按其与表题的紧密程度、逻辑关系依次排列,所以“畜禽产量”应先排出栏数,再排存栏数。

3.纵表头二、三层级,排列不规范,未依次右缩一字,而是居中排列;另外,计量单位完全相同,没必要专设“单位”栏。

该表按规范,可调整为:

4.栏目名称不规范。

与上年数据比较,有的用“同比增减(%)”,有的用“同比增长(%)”,有的用“环比增长(%)”,有的用“比上年增长(±%)”(如下表)。

同比是以上年同期为基期相比较,即本期某一时间段与上年某一时间段相比,如本期第一季度与上年第一季度比较,本期前三季度与上年前三季度比较;环比是与上一个相邻统计周期相比较。年鉴反映的是全年数据,本期与上年的比较,也就是两个整年数据比较,属于“同比”与“环比”的临界点;所以,无论用“同比”还是用“环比”都有所偏颇,而通常用“比上年增长(%)”(不能在“%”前加“±”,因为如果是下降,数值本身就是负数)。

5.纵表头栏目同一层次有的编序号,有的没编序号,格式不统一。如下表。

“人均可支配收入”下的子项有序号,而“人均生活消费支出”下的子项没有序号。通常情况下,纵表头栏目可以不编序号,层次关系用右缩一字体现。如前面的表29。

五、表身问题

1.表中数值排列随意。

没有个位对齐,而是居中排列,且加上千分号(或千分空)。如下表。

2.表中数值相互矛盾。

从上表可以看出,住宿业的“营业利润”和“利润总额”总项数据和分项合计数据矛盾。

六、年鉴表格关键要素

1.表号。

由于综合年鉴篇目通常不编序号,所以全书表格应采用依序编号,方式为“表1”“表2”等。

2.表题。

表题应简练并明确表示出表格的主题,年鉴表题一般为“××年×地××情况(统计表、一览表)”。表号和表题应置于表格顶线上方,宜居中排;表号应置于表题之前,与表题之间留一字空。如表243、表25、表18。

3.表头。

表头分横表头和纵表头。表头中的栏目归类应正确,栏目名称应确切、简洁。表头左上角不应使用斜线。如果表格版面受限,或栏目设置不合理,可将横表头和纵表头作互换处理。横、纵表头互换时,表身中各单元格内容应作相应的移动表头可分层。如下表。

横表头和纵表头互换后,表格如下。

多层表头应体现层级关系。横表头有第二、第三层级时,每个层次之间应加细横线分隔,细横线长短以显示清楚上下层的隶属关系为准。纵表头有第二、第三层级时,宜依次右缩一字。

4.表身。

年鉴中的表格一般采用无墙线的省线表(若采用保留墙线的全线表,不能视为错误,但应全书一致)。

(1)表身中同一列中相同量的数值宜对齐,一般以个位为准。表身中如果一个单元格内包含两个数据,其中一个数据应用括号括起,同时需要在表头或表注中说明。

(2)表身中单元格内可使用空白或一字线“—”填充。如果需要区别数据“不适用”和“无法获得”,前者可采用空白单元格(下表采用的是“/”),后者可采用一字线“—”,并在表注中说明。单元格内,无论其他数值保留小数点后几位(最多保留两位即可),数值为零的,均填写“0”。如表117,徐州空运口岸、连云港空运口岸、淮安空运口岸等,当年出入境旅客数值均为0;同时,由于他们上年的相应数值也是0,所以增长幅度“不适用”,一般用空白表示(下表用的是“/”))。

(3)表格中上下左右的相邻单元格内的文字、数字或符号相同时,最好采用共用单元格的方式处理。如表102,“出发城市”相同,采用共用单元格,减少重复文字。

5.表注。

表注宜简洁、清晰、有效。

表格出处注宜以“资料来源”引出;全表注宜以“注”引出。如下表(缺表号):

参考资料:

1.中华人民共和国年鉴2023[J].北京:中华人民共和国年鉴社,2023.

2.江苏年鉴2023[J].南京:江苏年鉴杂志社,2023.

3.北京年鉴2023[J].北京:北京年鉴社,2023.

4.苏州年鉴编纂委员会.苏州年鉴2023[M].北京:方志出版社,2023.

5.成都市武侯区地方志编纂委员会办公室.武侯年鉴2023[M].北京:新华出版社,2023.

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来源:四川省地方志工作办公室

作者:杨青林(高级工程师,成都市武侯区人民政府办公室原一级调研员,成都市武侯区地方志办公室原主任,《武侯区志(1990—2005)》主编,《武侯年鉴》原主编)