2024年10月18日，随着最后一位参会嘉宾的离去，中原地区文明化进程研究交流会暨仰韶文化遗产保护传承创新联盟成立大会圆满落下帷幕。作为会议筹备的一员，在经历了紧张而充实的筹备和执行过程后，心中满是感慨与收获。此次会议不仅是一场知识的盛宴，更是一次对团队协作、组织能力和应变能力的全面考验。
一、会议筹备阶段
在会议开始的前几个月，我们就开始了紧张的筹备工作。首先是确定会议的议程，本次大会涵盖了中原地区文明化进程研究交流会和仰韶文化遗产保护传承创新联盟成立大会两个会议，中原地区文明化进程研究交流会由省院确定议程，中心除了要将联盟成立大会顺利举办，还要广泛收集仰韶文化遗产保护传承的最新动态和热点问题，与专家学者进行深入沟通，以确保讨论会具有前沿性和吸引力。
接下来是邀请嘉宾和参会人员。这是一项至关重要的任务，因为嘉宾的知名度和专业水平直接影响着会议的质量和影响力。会务组的同事们先确定参会单位以及人员名单，包括知名专家学者、企业代表和相关机构的负责人，然后通过发邮件、打电话的方式和各单位取得联系，发送会议邀请函。
同时，会议场地的选择也需要精心考虑。我们要根据会议的规模、参会人数、预算等因素，选择一个交通便利、设施齐全、环境舒适的场地。在确定场地后，我们还要与场地提供方进行详细的沟通，明确场地的使用时间、费用、设备设施等细节问题，以确保会议的顺利进行。与会务公司及时沟通，保证好大会现场的氛围营造、会议室的音响灯光设备到位以及开幕式揭牌仪式形式新颖有亮点。
此外，会议的宣传推广也是不可或缺的环节。我们通过制作宣传片、发布新闻稿、利用社交媒体等方式，广泛宣传会议的主题、议程、嘉宾等信息，吸引更多的人关注和参与会议。在宣传推广过程中，我们要注重信息的准确性和及时性，以提高本次大会的知名度和影响力。
我作为资料组成员，主要是协助部室主任准备会议资料、发言稿件等，认真核对资料的内容和数量，确保参会者能够及时获取所需的信息。过程中也遇到不少的困难，比如发言嘉宾迟迟确定不下来、时间紧任务重等。
二、会议执行阶段
会议执行大概是从会议前三天就开始了，是对我们筹备工作的全面检验。会务组方面，两位公司成员逐个持续联系参会人员，确定抵达三门峡的时间，以便接车；中心的同事们多次赶赴现场，确定现场报道、接待处、后勤保障准备充分；材料组各项资料编辑完成，打印备份，对于发言领导还不确定的问题，我们随身携带电脑、打印机，以便随时修改稿件。
会议开始期间，我们每个人都密切关注会议的进展情况，及时处理各种问题。例如，在开幕式各项议程已基本确定的情况下，我们收到了海内外多名著名学者的视频祝贺，为了表达感谢，我们增连夜加议程，剪辑视频、添加字幕、修改主持词，将祝贺视频放在开幕式的最后，取得了很好的效果；开幕式提前半小时结束，为了减少嘉宾等待下一个会议的时间，果断提前主旨报告开始时间，并在会议微信群、会议室现场及时提醒时间改动。
此外，我们还要做好会议的服务工作，如提供餐饮、安排住宿、组织参观等。在提供餐饮时，发放足量的自助餐劵，就餐时间还安排专人在餐厅门口值班，防止有嘉宾餐券忘带或者丢失的情况。在安排住宿时，我们要根据参会者的要求和预算，选择合适的房间，确保住宿的舒适和安全。在组织参观时，我们精心安排了两条参观路线，配备不同的讲解人员和随车人员，确保参会者的考察体验良好。
三、会议总结阶段
会议结束后，我们应及时对会议进行总结和评估。首先，我们要收集参会者的反馈意见，了解他们对会议的主题、议程、嘉宾、服务等方面的评价和建议。通过收集反馈意见，我们可以发现会议中存在的问题和不足之处，为今后的会议提供参考和借鉴。其次，我们要对会议的组织工作进行总结和评估。我们要回顾会议筹备和执行过程中的各个环节，总结经验教训，找出存在的问题和不足之处，并提出改进措施和建议。最后，我们还要时刻关注媒体关于此次会议的相关报道，留存主流媒体报道原件。
四、收获与感悟
通过参与本次学术会议的会务工作，我收获了很多宝贵的经验和感悟。
首先，团队协作是成功的关键。在会议筹备和执行过程中，我们会务组的成员密切配合、分工协作，共同完成了各项任务。每个人都发挥了自己的专业优势和特长，为会议的成功做出了贡献。通过团队协作，我们不仅提高了工作效率，还增强了团队的凝聚力和战斗力。
其次，细节决定成败。在会议筹备和执行过程中，我们注重每一个细节，从会议议程的确定到会议资料的准备，从会场的布置到设备的调试，从嘉宾的接待到参会者的服务，我们都力求做到尽善尽美。正是这些细节的积累，才使得会议取得了圆满成功。
再次，应变能力是必备的素质。在会议筹备和执行过程中，我们不可避免地会遇到各种突发问题和意外情况。这就需要我们具备较强的应变能力，能够迅速做出反应，采取有效的措施，解决问题。通过处理各种突发问题，我们不仅提高了自己的应变能力，还锻炼了自己的心理素质。
总之，本次会议的成功举办，首先是中心领导的运筹帷幄，其次离不开会务组全体成员的辛勤付出和努力，也离不开嘉宾和参会者的支持和配合。通过参与本次学术会议的会务工作，我不仅提高了自己的材料撰写能力、团队协作能力和应变能力，还收获了很多宝贵的经验和感悟。我相信，这些经验和感悟将对我今后的工作和学习产生积极的影响。同时，我也希望今后能够有更多的机会参与到学术会议的会务工作中，为促进学术交流和合作做出自己的贡献。